Oleh

Eka Kusmayadi

Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian

1.             Pendahuluan

Perkembangan teknologi informasi di bidang perpustakaan yang lebih dikenal dengan istilah otomasi perpustakaan sudah menjadi suatu tuntutan sejalan dengan semakin berkembangnya teknologi komunikasi/informasi dan tuntutan pengguna perpustakaan.

Pada dasarnya perkembangan tersebut lebih merupakan perwujudan keinginan pengguna perpustakaan dalam memperoleh informasi yang lebih cepat dan komprehensip untuk memperlancar kegiatan aktifitas  penggunanya.  Oleh karena itu apabila perpustakaan tidak iingin ditinggalkan oleh penggunanya, maka perpustakaan wajib meningkatkan kemampuan layanannya baik dari segi sumberdaya manusia maupun infra strukturnya.

Kondisi infrastruktur informasi yang kurang menunjang di Indonesia sekarang ini bukanlah alasan untuk tidak atau menghindari pemanfaatan teknologi informasi guna mendukung kegiatan pengembangan IPTEK Pertanian.  Dengan menggunakan teknologi yang tepat pada level institusional dan teknis sebenarnya jaringan informasi pertanian dapat diwujudkan. Sebagai gambaran, IndonesiaDLN (IDLN) telah terbukti dapat mengintegrasikan perpustakaan digital yang tersebar dari Aceh hingga Irian Jaya, meskipun di lokasi partnernya berjalan sangat lambat.

Perpustakaan digital merupakan salah satu aspek dalam kegiatan otomasi perpustakaan secara keseluruhan.  Terdapat beberapa istilah yang berhubungan dengan perkembangan media informasi dalam perpustakaan,  yaitu perpustakaan tradisional, perpustakaan hibrid, perpustakaan digital dan perpustakaan virtual atau maya.  Istilah tersebut timbul sebagai akibat dari masuknya TI dan komunikasi ke dalam dunia pengelolaan perpustakaan.

2.         Pengertian Perpustakaan Digital

Untuk lebih mengenal dan memahami istilah perpustakaan digital, maka akan lebih bijaksana apabila kita mengetahui lebih dalam arti kata Perpustakaan Digital. Perpustakaan digital terdiri atas kata perpustakaan dan digital. Perpustakaan menurut Sulistyo-basuki adalah :

…gedung atau sebagian gedung untuk menyimpan buku atau terbitan lainnya menurut tata susunan tertentu yang akan digunakan pembaca dan bukan untuk dijual termasuk di dalamnya bahan cetak, berbagai karya media audio visual seperti film, kaset, slide, piringan hitam dan mikro.

Namun dalam perkembangan selanjutnya sebagai dampak dari adanya infiltrasi teknologi komunikasi dan informasi ke dalam dunia perpustakaan, maka beberapa pakar memberikan definisi perpustakaan menjadi :

Digital  berasal dari kata digit, dimana definisinya adalah :

      The symbol that represent one of the nonnegative integers smaller than the radix

Sedangkan digital, didefinisikan sebagai

        Pertaining to data in the form of digits

Artinya data yang dibentuk oleh sinyal yang terputus-putus. Bagian yang di atas digambarkan sebagai angka 1 dan bagian yang di bawah digambarkan sebagai angka 0. Lawan kata dari Digital adalah Analog.  Analog artinya data dibuat dalam bentuk gelombang/sinyal yang kontinyu, sebagai contoh data lagu pada kaset, video cassette. Kualitas pada materi yang datanya berbentuk analog lebih sempurna daripada yang berbentuk digital.

Beberapa definisi tentang perpustakaan digital antara lain

1. The Digital Library Federation

“Organizations that provide the resources, including the specialized staff, to select, structure, offer intellectual access to, interpret, distribute, preserve the integrity of, and ensure the persistence over time of collections of digital works so that they are readily and economically available for use by a defined community or set of communities” (Walters 1998).

2. John Millard

“libraries that are distinguished from information retrieval systems because they include more type of media, provide additional functionally and services, and include other stages of the information life cycle, from creation through use. Digital libraries can be viewed as a new form of information institution or as an extension of services libraries currently provide”.

3. T.B. Rajashekar

“ a managed collection of information, with associated services, where the information is stored in digital formats and accessible over a network”.

Dari kedua definisi diatas terlihat bahwa perpustakaan digital itu tidak selalu harus berbentuk jaringan, apakah itu LAN (Local area network) atau WAN (Wide area network). Namun memang tidak dapat disangkal bahwa jaringan sangat menunjang untuk  meningkatkan kecepatan penyebaran kepada dan pengaksesan informasi oleh pengguna.  Oleh karena itu maka tidak salah apabila T.B. Rajashekar (3)  menyarankan untuk dapat diakses melalui jaringan, karena jaringan akan menjangkau pengguna yang lebih luas, sehingga nilai manfaatnya akan lebih meningkat.  misalnya melalui  internet.

Peran Perpustakaan digital

Keberadaan perpustakaan digital semakin penting dalam pemenuhan kebutuhan informasi pengguna. Di Indonesia, terutama di lingkungan perguruan tinggi (PT), ketersediaan bahan jenis ini semakin dirasakan manfaatnya oleh sivitas akademika yang sebelumnya kurang memiliki akses terhadap publikasi mutakhir dalam bidang mereka. Disamping itu, proses transfer informasi dalam tingkat tertentu berubah karena produser dan pengguna sudah saling terkoneksi melalui Internet.

Perpustakaan digital secara ekonomis lebih menguntungkan dibandingkan dengan perpustakaan tradisional. Chapman dan Kenney [1] mengemukakan empat alasan yaitu:

• institusi dapat berbagi koleksi digital, koleksi digital dapat mengurangi kebutuhan terhadap bahan cetak pada tingkat lokal,
• penggunaannya akan meningkatkan akses elektronik, dan
• nilai jangka panjang koleksi digital akan mengurangi biaya berkaitan dengan pemeliharaan dan penyampaiannya.

Pengaruh internet terhadap Perpustakaan Digital

Sebagaimana disebutkan di atas, perpustakaan digital tidak selalu harus berbentuk jaringan. Namun keberadaan internet sebagai jaringan WAN memang sangat terasa perannya terhadap perpustakaan digital.

Internet sebagai media dimana bahan digital tersedia, standar dan teknologinya akan terus mengalami pertumbuhan dan perkembangan. Palmer [2] menyebutkan ada empat hal yang akan terjadi yang membuat Internet semakin dominant sebagai platform bisnis. Pertama, infrastruktur Internet akan terus menguat dan meningkat untuk menyediakan tulang punggung berkapasitas tinggi dan aman. Kedua, Internet akan menghubungkan dan mengintegrasikan sistem non-Internet seperti pertukaran data elektronik dan pemrosesan transaksi. Ketiga, Internet akan memungkinkan pengguna mengakses informasi dan pelayanan dapat dilakukan dari mana saja pada waktu kapan saja menggunakan peralatan pilihan mereka. Keempat, dengan terjadinya ledakan informasi yang tersedia melalui Internet akan tersedia berbagai pendekatan baru untuk menemukan dan mengindeks informasi.

Fenomena di atas sesungguhnya telah dan akan terus berpengaruh pada profesi perpustakaan. Pengguna perpustakaan akan semakin tergantung pada bahan digital dengan beberapa alasan seperti biaya, ketersediaan dan kecepatan pemerolehan. Bahkan pada tingkat tertentu, kemungkinan ketergantungan pada bahan digital akan lebih tinggi dibandingkan terhadap bahan cetak. Oleh karena itu, paradigma bahwa suatu perpustakaan hanya menyediakan informasi tercetak harus diubah ke paradigma perpustakaan juga menyediakan informasi digital terutama yang tidak tersedia dalam bentuk tercetak. Dengan demikian, pelayanan perpustakaan saat ini menjadi hibrid yaitu mencakup kedua jenis sumberdaya tersebut.

Berkaitan dengan perubahan dan perkembangan di atas, pustakawan sudah seharusnya menerima dan berusaha menemukan cara untuk meresponsnya secara efektif dan inovatif dalam rangka memenuhi harapan pengguna. Tantangan yang ditimbulkan oleh perkembangan ini sudah seharusnya pula ditanggapi secara proaktif oleh pustakawan, bagaimana pustakawan merespons, bagaimana peran mereka berubah, dan bagaimana mereka menyiasati perkembangan tersebut.

Pengguna dapat melakukan sendiri penelusuran, atau dengan memesan bahan yang mereka perlukan kepada pustakawan. Dalam kaitan ini, pengetahuan dan pengalaman pustakawan dalam penelusuran menjadi sangat penting karena dapat meningkatkan efisiensi pustakawan dan pengguna. Pustakawan sesuai dengan peran dasarnya, dalam menyediakan akses dapat bertindak sebagai pembimbing terutama bagi pengguna baru, konsultan seperti layaknya fungsi pustakawan referens, pengawas untuk penggunaan yang tidak produktif, penelusur berdasarkan pesanan pengguna, diseminator untuk penyebarluasan informasi tentang bahan Web, dan organisator untuk mengorganisasikan bahan-bahan Web.

Kedua, publikasi elektronik yaitu kegiatan untuk mempublikasikan berbagai informasi tentang dan oleh perpustakaan. Dalam hal ini, perpustakaan memiliki dan memelihara sendiri suatu situs Web. Penerbitan Web bertujuan untuk mempublikasikan berbagai informasi tentang perpustakaan dan kegiatannya. Kegiatan ini pada dasarnya sama dengan publikasi berbagai selebaran, brosur, pamflet panduan perpustakaan, daftar perolehan baru, katalog dalam berbagai jenis, dan sebagainya yang biasanya dilakukan oleh sebuah perpustakaan, serta kegiatan publikasi lainnya. Dalam kaitan ini,

perpustakaan bertindak sebagai penerbit. Situs perpustakaan memberi peluang baru bagi pustakawan untuk melakukan sesuatu yang sebelumnya tergolong sulit untuk dilakukan. Peluang tersebut diantaranya adalah menerbitkan karya khas yang tidak diterbitkan tetapi didokumentasikan diperpustakaan sebagai deposit. Karya tersebut antara lain adalah bahan-bahan oleh dan tentang institusi, termasuk diantaranya laporan penelitian, karya tulis, makalah seminar, simposium, bahan-bahan kuliah, dan publikasi  lainnya. Kegiatan lainnya yang dimungkinkan adalah pelayanan perpanjangan pinjaman sebagai alternatif perpanjangan melalui telepon, konsultasi antara pengguna dengan pustakawan referens, penyediaan hubungan ke sumberdaya Web lain, penerbitan buletin, dan sebagainya.

Tuntutan Perubahan Peran Pustakawan

Pengaruh perkembangan TI terhadap profesi perpustakaan di masa depan merupakan suatu ketidakpastian. Beberapa penulis mulai berspekulasi bagaimana peran perpustakaan dan pustakawan selanjutnya akan berkembang dengan sejumlah skenario. Creth [3] menyebutkan bahwa nilai-nilai sebagai dasar profesi perpustakaan akan tetap sama Nilai-nilai pelayanan, kualitas, akses universal, dan kerjasama tidak terancam kecuali pustakawan mengabaikannya. Tetapi bagaimana cara nilai-nilai tersebut diterjemahkan ke dalam bentuk operasi dan kegiatan akan mengalami perubahan besar.

Selanjutnya disebutkan bahwa lingkungan dimana pustakawan bekerja akan berubah, dengan ciri-ciri seperti akses yang lebih besar terhadap jajaran informasi; kecepatan yang meningkat dalam pemerolehan informasi; kompleksitas yang lebih besar dalam penelusuran, analisis dan mata rantai informasi; perubahan teknologi yang cepat; lemahnya standarisasi perangkat keras dan lunak; belajar terus bagi pengguna dan staf dan investasi finansial yang lebih besar untuk teknologi.

Berkaitan dengan pengembangan perpustakaan digital virtual, England dan Shaffer  [4] menyebutkan bahwa pustakawan mempunyai peluang untuk meluncur dari stereotip masa lalu dan menetapkan mereka dalam lingkungan informasi dan pelayanan masa depan. Peran pustakawan akan beralih dari penekanan pada pengadaan, preservasi dan penyimpanan ke penekanan pada pengajaran, konsultasi, penelitian, preservasi akses demokratis terhadap informasi, dan kolaborasi dengan profesional komputer dan informasi dalam perancangan dan pemeliharaan sistem akses informasi.

Lebih jauh Rader [5] menyatakan bahwa pustakawan sudah seharusnya muncul sebagai pemimpin dalam lingkungan informasi digital dimana format baru informasi dan pengetahuan mulai berpengaruh terhadap proses belajar mengajar dan penelitian. Bahkan pustakawan sudah seharusnya aktif dan terlibat dalam upaya mengubah strategi pembelajaran. Keterlibatan tersebut memberikan peluang kepada pustakawan untuk memfasilitasi keterpaduan informasi digital dalam menawarkan keahliannya dalam mengajarkan keahlian informasi, membantu pengguna menjadi cakap dalam hal format informasi digital, dan menyediakan fasilitas fisik belajar. Fasilitas fisik tersebut termasuk: laboratorium komputer, ruang belajar kelompok, studio belajar kolaboratif, dan studio telekonferens interaktif.

Masih berkaitan dengan peran pustakawan, Rader [5] memperkirakan di masa depan, kualitas pustakawan akan diukur dengan basis bagaimana mereka menghubungkan pelanggan dengan informasi dan pengetahuan yang mereka butuhkan, tanpa memperdulikan dimana muatan (contents) dapat ditemukan. Pustakawan akan diukur dalam hal bagaimana mereka memenuhi kebutuhan informasi dan kebutuhan belajar. Pustakawan akan dilihat sebagai mitra untuk membantu perkembangan ke arah konsumen informasi yang efektif.

Perubahan Lingkungan Kerja

Dari perspektif pelayanan pengguna, perpustakaan harus memperkenalkan suatu pelayanan baru yang berkaitan dengan akses sumberdaya informasi dan publikasi. Layanan digital berfungsi menyediakan fasilitas dan bimbingan penggunaan, mengidentifikasi berbagai sumberdaya yang tersedia dan menyebarluaskannya kepada kelompok pengguna, melakukan penelusuran atas pesanan pengguna, dan mendigitalisasi bahan-bahan khas untuk dipublikasikan melalui CD-ROM atau situs perpustakaan dan memeliharanya. Penyediaan fasilitas dan bimbingan digital tidak sama dengan penyediaan warung Internet untuk umum. Penyediaan terminal dan bimbingan di perpustakaan ditujukan untuk memperoleh bahan digital yang dibutuhkan  dalam mendukung tugas-tugas pengguna. Oleh karena itu tata ruang, prosedur, dan pengawasannya harus dirancang sedemikian rupa agar penggunaan fasilitas sesuai dengan misi perpustakaan. Penggunaan fasilitas ini dapat dipungut biaya hingga 50% dari tarif umum. Pembebanan biaya tersebut perlu dilakukan untuk menghindari penggunaan yang tidak produktif dan untuk mengontrol efisiensi waktu pengguna.

Pengidentifikasian dan penyebarluasan sumberdaya informasi dapat dilakukan oleh pustakawan yang ditugaskan khusus untuk itu. Kegiatan ini ditujukan untuk membantu kelompok pengguna biasanya didasarkan pada subjek yang ditawarkan. Penyebarluasannya dapat dilakukan dengan berbagai cara, diantaranya dengan membuat hubungan dari situs perpustakaan dan menerbitkan buletin baik melalui Web, CD-ROM maupun dalam bentuk cetak. Pengguna kemudian dapat melakukan penelusuran sendiri atau memesan artikel yang mereka butuhkan melalui pustakawan. Untuk pemesanan dapat dikenakan biaya cetak untuk menghindari kemungkinan terjadinya pemborosan pencetakan teks atau gambar yang mungkin tidak diperlukan.

Pendigitalisasian bahan-bahan khas yang tidak diterbitkan dalam bentuk cetak dimaksudkan untuk meningkatkan efisiensi perpustakaan dalam hal penyimpanan dan pemeliharaan fisik dokumen, memudahkan penggunaannya, dan sebagai upaya perpustakaan untuk ikut meningkatkan kualitas karya peneliti/penyuluh dengan mempublikasikannya secara luas, serta berbagi sumberdaya informasi dengan institusi  lain. Untuk efisiensi perpustakaan, pengaturannya perlu dilakukan agar karya tersebut diserahkan ke perpustakaan dalam bentuk berkas komputer. Bahan lama secara bertahap dapat dialihkan ke dalam bentuk digital yang siap untuk diproses dan dibuat paket informasi seperti dalam bentuk CD-ROM atau dalam server.

Dari perspektif tugas pustakawan, penyediaan terminal dan publikasi elektronis akan mendorong peningkatan profesionalisme, efisiensi dan moral kerja pustakawan. Beberapa bidang pekerjaan pustakawan saat ini memerlukan fasilitas terminal Internet untuk mengakses informasi yang mereka perlukan. Sebagai contoh, pustakawan referens memerlukannya untuk memperoleh jawaban atas pertanyaan referens; pustakawan pengadaan memerlukannya untuk mencaritahu data terbitan yang tersedia di pasar dan untuk pemesanannya; pustakawan pengatalogan memerlukannya untuk mencari dan bila mungkin men-download data bibiliografis untuk cantuman katalog; dan pustakawan sistem memerlukannya untuk mengikuti perkembangan dan mendapatkan perangkat lunak yang diperlukan oleh perpustakaan.

Disamping itu, hampir seluruh bidang pekerjaan pustakawan memerlukan media Web Untuk mempublikasikan berbagai produk yang mereka hasilkan. Sebagai contoh, pustakawan pengadaan memerlukannya untuk mempublikasikan daftar baru bulanan; pustakawan pengatalogan dapat membuat cantuman katalog sekaligus berbasis Web untuk dimuat pada server Web perpustakaan; pustakawan pelayanan pengguna memerlukannya untuk mempublikasikan berbagai jenis pelayanan yang tersedia dan kebijakan perpustakaan yang berkaitan dengan pelayanan; dan manajemen perpustakaan memerlukannya untuk mempublikasikan perkembangan, rencana dan program, dan dokumen-dokumen lainnya yang dipandang perlu untuk diketahui oleh publik dalam rangka meningkatkan partisipasi dan dukungan mereka dalam pengembangan perpustakaan.

2.         Langkah Persiapan Menuju Perpustakaan Digital

2.1       Memilih Format Perpustakaan Digital yang Sesuai

Pemilihan bentuk perpustakaan digital yang akan dsiapkan sangat erat hubungannya dengan ketersediaan sarana yang dimiliki. Apabila kita hanya memiliki komputer minimal dua buah, maka  kita harus mengalokasikan peruntukan komputer satu untuk pengelola perpustakaan dan satu lagi untuk pengguna perpustakaan.

Kegiatan pada komputer pengelola meliputi pembuatan database, entri data, pembuatan katalog elektronis dan kegiatan yang menunjang administrasi perpustakaan. Sedangkan kegiatan pada komputer pengguna adalah untuk menyediakan sarana penelusuran dan kegiatan pemindahan file hasil penelusuran.

Untuk menunjang perpustakaan digital ada beberapa alternatif pengunaan komputer, yaitu :

a.         File Disimpan di harddisk

1.      Semua file digital disimpan dalam harddisk, konsekuensinya harddisk harus memiliki space yang besar

2.      Semua file dalam harddisk dilink ke database

3.      Komputer yan digunakan standalone, yaitu tidak terkoneksi ke jaringan, pengguna  dapat langsung melihat artikel fullteksnya dari database hanya dengan mengklik ikon fullteks.

File   disimpan dalam Harddisk

b.         File disimpan pada CD-ROM

1.      Semua file digital disimpan dalam CD-ROM,

2.      Semua file dalam CD-ROM dilink ke database. Konsekuensinya harus ada field dalam database / informasi yang menyatakan bahwa  artikel tertentu terdapat pada CD-ROM nomor tertentu,

3.      Komputer yang digunakan standalone, yaitu tidak terkoneksi ke jaringan, pengguna  dapat langsung melihat artikel fullteksnya dari database hanya dengan mengklik ikon fullteks. Komputer harus memiliki CD-ROM drive.

File   disimpan dalam CD-ROM

c.         File Digital disimpan dalam Server 

1.      Semua file digital disimpan dalam hardisk server. Server adalah komputer yang khusus diperuntukkan sebagai tempat penyimpanan file data.  Server tidak digunakan oleh pengguna perpustakaan bahkan oleh pengelola perpustakaan.

2.      Semua file dalam harddisk dilink ke database. Pengguna mengakses database berartikel lengkap (fulltex) dari komputer terminal. Oleh karena itu perlu ada pemetaan lokasi database pada terminal.

3.      Komputer yang digunakan adalah jaringan LAN (Local Area Network), yaitu ada komputer server dan komputer terminal.  Karena hanya LAN maka pengguna perpustakaan adalah pengguna yang datang langsung ke perpustakaan dan mencari informasi dari komputer terminal. Dengan menggunakan LAN maka semua staf / karyawan dapat mengakses informasi perpustakaan dari ruangannya masing-masing. Tentunya apabila komputer mereka dihubungkan ke jaringan, sehingga berfungsi sebagai komputer terminal.

Server                             Terminal   File disimpan dalam Server

d.         Server Perpustakaan dihubungkan dengan Server Internet

1.      Semua file digital disimpan dalam hardisk server Perpustakaan.

2.      Semua file dalam harddisk server perpustakaan dilink ke database. Pengguna dapat mengakses database berartikel lengkap (fulltex) dari komputer terminal yang ada dikantor dan juga pengguna yang berada di luar kantor, dalam negeri bahkan luar negeri.

3.      Komputer yang digunakan adalah jaringan LAN/WAN (Local/Wide Area Network ), yaitu ada komputer server dan komputer terminal.  Karena hanya LAN maka pengguna perpustakaan adalah pengguna yang datang langsung ke perpustakaan dan mencari informasi dari komputer terminal. Dengan menggunakan LAN maka semua staf / karyawan dapat mengakses informasi perpustakaan dari ruangannya masing-masing. Tentunya apabila komputer mereka dihubungkan ke jaringan, sehingga berfungsi sebagai komputer terminal.

internet LAN INTERNET   SERVER INTERNET PROVIDER                    LAN LAN PERPUST.     SERVER PERPUST.                                                         Dial-up USER

File dalam server diakses dengan LAN dan WAN

2.2       Mempersiapkan Prioritas Dokumen yang akan dialihmediakan

Sesuai dengan kesepakatan dalam Apresiasi Perpustakaan Digital tanggal …….       2004 di PUSTAKA, tugas perpustakaan dalam awal tahun 2005 adalah mengidentifikasi prioritas koleksi yang akan didigitasi, maka selayaknya sekarang ini sudah dapat ditentukan koleksi mana saja yang harus didahulukan dan dikemudiankan kegiatan digitasinya.  Pada dasarnya semua koleksi dapat didigitasi, namun biasanya koleksi hasil terbitan sendiri mendapat prioritas lebih dahulu daripada koleksi dari luar. Hal tersebut sangat sesuai dengan fungsi pusdokinfo dan kearsipan, yaitu bagaimana secara mudah dan cepat dapat menemukan kembali informasi terutama dalam rangka  meningkatkan akuntabilitas suatu kegiatan.

Ada beberapa cara proses digitasi yang dapat dilakukan. Oleh karena itu dalam merencanakan kegiatan digitasi selain perlu adanya identifikasi jenis koleksi yang akan didigitasi juga perlu dilakukan identifikasi terhadap keberadaan bahan publikasi, tentunya harus berkoordinasi dengan bagian publikasi. Apakah suatu publikasi tertentu tersedia atau tidak bahan mentahnya dan dalam format apa? apakah format word (doc), pagemaker (pmg), atau yag lainnya.  Dengan demikian apabila tersedia filenya, maka kita dapat melakukan efisiensi kegiatan digitasi.

2.3       Mempersiapkan perangkat keras dan lunak yang diperlukan

Perangkat keras yang diperlukan dalam kegiatan digitasi antara lain :

a.      Scanner,

b.      komputer pengolah,

c.      CD-ROM,

d.      CD writer drive

e.      CD reader drive

Sedangkan perangkat lunaknya antara lain :

1. program scanning
2. program pengolah data : adobe writer (adobe destiller),
3. program pengedit gambar : photoshop, paintbrush,
4. WINISIS
5. Aplikasi penelusuran SIMPustaka

3. Pelaksanaan Digitasi

Pada dasarnya semua artikel yang diketik dengan computer adalah artikel digital yang dapat digunakan untuk kepentingan pusdokinfo. Namun file tersebut apabila masih dalam berformat file teks, seperti word, WS, pagemaker, atau sejenisnya maka kemungkinan pengubahan oleh pihak tertentu sangat besar. Akibatnya keotentikan.keaslian tulisan menjadi diragukan. Oleh karena itu perlu editing file digital menjadi file yang cukup aman, sehingga tidak memungkinkan orang lain melakukan editing. Format yang sampai saat ini dianggap sebagai standar untuk pengembangan perpustakaan digital adalah format PDF.  File yang memiliki format PDF sangat kecil kemungkinannya untuk diubah atau diedit, bahkan untuk yang berformat gambar hanya bias dibaca saja, tidak bisa dicopy.

Oleh karena itu identifikasi  keberadaan artikel yang sudah dibuat dengan computer sangat diperlukan untuk mempermudah dan meringankan beban pelaksanaan scanning dengan scanner.  Pustakawan perlu bekerjasama dengan bagian publikasi untuk pendataan keberadaan artikel dan untuk memperolehnya secara rutin, sesuai dengan penerbitan publikasi tercetak.

Apabila merujuk kepada Kepmentan no ….. , maka sudah menjadi kewajiban setiap instansi lingkup Departemen Pertanian menyerahkan publikasi tersebut ke PUSTAKA minimal 2 eksemplar.  Untuk ke depan maka pengiriman tersebut sebenarnya cukup dengan menyerahkan dalam format PDFnya saja, sehingga proses pengolahan artikel di PUSTAKA menjadi lebih cepat.

Digitasi dapat dilakukan dengan 2 cara, yaitu :

1.             Scanning dari dokumen tercetak menjadi file PDF

Kelemahan :

–       Prosesnya lama terutama apalagi tidak disertai dengan scanner yang memadai kemampuannya,

–       Kualitas hasil scanning sangat tergantung kepada kualitas bahan tercetak yang akan discan,

2.             Transformasi dari file / dokumen terkomputasi menjadi file PDF

–       Proses cepat, karena tidak memerlukan adanya scanner

–       Kualitas sesuai dengan aslinya

4. Menempatkan File Digital pada Database

5. Melakukan Penelusuran

6. Sistem Kerjasama Perpustakaan dalam rangka menuju Perpustakaan Digital

Kerjasama dimaksudkan untuk memperingan beban kerja karena keterbatasan sarana, prasarana dan sumberdaya manusia. Dalam sejarah perpustakaan tidak pernah ada perpustakaan yang dapat berdiri sendiri dalam memenuhi semua kebutuhan penggunanya. Betapapun besarnya dana yang tersedia, tak akan pernah ada perpustakaan yang dapat mengumpulkan sumber informasi secara menyeluruh dalam jumlah dan jenis. Oleh karena itu setiap perpustakaan akan memerlukan perpustakaan lain dalam memenuhi kebutuhan pemakainya. Dengan kesadaran ini, usaha-usaha kerjasama antar satu perpustakaan dengan perpustakaan lain perlu semakin digalakkan dengan harapan kelemahan dari satu perpustakaan dapat dilengkapi oleh perpustakaan lain.

Dengan demikian masing-masing pihak dapat memberi dan mendapatkan keuntungan dari pihak lain, dengan tujuan utama memberikan pelayanan yang maksimal untuk memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi. Jadi bila satu perpustakaan membutuhkan dan memanfaatkan pelayanan  perpustakaan lain tidak berarti perpustakaan tersebut dalam kondisi kekurangan, tetapi sebaliknya, kesempatan untuk dapat memanfaatkan perpustakaan lain tak boleh pula menjadi alasan untuk tidak mengembangkan atau memperbaiki kondisi perpustakaan sendiri.

Ada beberapa syarat dan faktor dalam suatu kerjasama perpustakaan, yaitu :

1.  Kesadaran, kesediaan, dan tanggungjawab untuk memberi maupun menerima permintaan serta mentaati setiap peraturan, mekanisme maupun harga yang dibuat bersama, yang dituangkan baik dalam bentuk perjanjian tertulis maupun lisan;

2. Memiliki koleksi pustaka yang terorganisir dengan baik dan siap pakai;

3. Memiliki katalog perpustakaan;

4. Memiliki penanggung jawab dan tenaga yang dapat membimbing pengguna dalam mendayagunakan pustaka secara bersama;

5. Memiliki peraturan/tata tertib perpustakaan;

6. Memiliki mesin fotocopy maupun peralatan lain yang dibutuhkan sebagai sarana dalam reproduksi dan telekomunikasi.

Sedangkan faktor penting yang lain adalah :

1. Alasan dan tujuan kerjasama;

2. Ruang lingkup kerjasama;

3. Siapa saja yang ikut kerjasama;

4. Kapan kerjasama mulai dilaksanakan dan diakhiri;

5. Bagaimana hubungan antar anggota yang ikut dalam kerjasama;

6. Bagaimana pembagian kerjanya supaya tidak terjadi duplikasi;

7. Bagaimana prosedur kerjanya serta perlengkapan apa saja yang diperlukan;

8. Bagaimana pembiayaannya;

9. Kemungkinan penggunaan teknologi canggih.

Usulan Kerjasama

Dengan berdasarkan kepada 1) Fungsi Pustaka sebagai Pusat Deposit lingkup Departemen Pertanian dan 2) Pustaka khususnya subbidang layanan perpustakaan dalam tahun 2005 mempunyai kegiatan di Jakarta, Jawa Barat, Banten dan Yogyakarta, maka kami mengusulkan pola kerjasama dalam rangka pembangunan awal perpustakaan digital adalah sebagai berikut :

Kesiapan Instansi	Pengiriman ke PUSTAKA	Pengolahan di PUSTAKA	Waktu

Instansi yg baru memiliki CD reader

 

Instansi yang baru memiliki CD-writer

 

Instansi yang sudah memiliki CD-writer,  scanner, LAN

bentuk tercetak terbaru

 

 

bentuk tercetak terbaru dan file

 

 

bentuk file PDF

 

Scanning, combine, kirim kembali

 

 

Scanning, transfer, combine, kirim kembali

 

 

Combine, kirim kembali

 

????

 

 

 

???

 

 

 

??

 

 

 

Pola Kerjasama Pembentukan Perpustakaan Digital

Lingkup Departemen Pertanian di Wilayah JABOTABEK

Sarana yang akan digunakan untuk melakukan pertukaran file digital adalah :

1. E-mail
2. Mailing list
3. CD-ROM
4. Disket ??

7. Kesimpulan

Untuk membangun perpustakaan digital langkah yang harus dilakukan adalah membuat  prioritas koleksi perpustakaan yang akan didigitasi, memilih format perpustakaan dan menyiapkan perangkat keras, lunak dan sumberdaya manusianya.  Selain itu dengan dibangunnya perpustakaan maka paradigma pustakawan pun harus berubah dari cara-cara layanan tradisional menjadi layanan yang berbasis koleksi digital atau perpustakaan hybrid.  Perpustakaan digital adalah awal untuk menuju atau persiapan kepada perpustakaan virtual atau maya. Oleh karena itu keseriusan dalam kerjasama antar perpustakaan harus lebih ditingkatkan dan dibuat  dengan sistematis.

 

8. Pustaka

1.       Siregar, Ridwan. 1999. Internet: strategi penggunaannya di perpustakaan perguruan tinggi. Medan : Universitas Sumatera Utara, diakses tanggal 31 Januari 2005

2.       Fahmi, Ismail dan Fauzan, Dony. 200- Jaringan informasi agrikultur nasional : desain dan strategi implementasi. Bandung : Knowledge Management Research Group ITB. http://idln.lib.itb.ac.id/Open.html?target=papers/jppn-gdl-okt2001.htm. diakses tanggal 27 Januari 2005.

4.             Setiarso, Bambang. 2004. Road map perpustakaan digital dalam  Conference paper- ICDL2004. diakses tanggal 11 Februari 2005

5.             Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar ilmu perpustakaan. Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama

6.             Davis, W.S. 1981. Information processing systems. 2^nd-ed. Ohio : Addison-Wesley Publishing Company, Inc.

sumber: http://fpdp.wordpress.com/e-learning/membangun-perpustakaan-digital/